SISTEMA CRM HOTELERO EN NOTION
Este sistema es un CRM hotelero operativo, diseñado para que recepción pueda tomar decisiones correctas en tiempo real sobre:
- huéspedes,
- habitaciones,
- estancias,
- cobros,
- y limpieza,
todo desde una sola fuente de verdad.
El sistema se compone de 3 tablas principales y una lógica clara de estados + botones.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA
El sistema gira alrededor de la visita, que representa la estancia de un huésped en una habitación.
La visita conecta al huésped con una habitación y guarda la información de la estancia, como fechas y pagos.
Veámoslo desglosado:
🟡 Huéspedes
El tablero amarillo.
Es el punto de entrada operativo cuando una persona llega o llama.
Funciones clave:
- Registro de datos básicos del huésped.
- Historial completo de visitas.
- Vista rápida de:
- pagos pendientes,
- estado de su última visita,
- número total de visitas (para marketing).
Haz una búsqueda
Antes de crear cualquier visita, siempre se busca al huésped por documento o celular.
🟢 Visitas / Estancias (núcleo del sistema)
El tablero verde.
Es la tabla central.
Todo lo importante sucede aquí.
Una visita conecta:
👤 Huésped ↔ 🚪 Habitación ↔ 📅 Fechas ↔ 🚨 Estado ↔ 💰 Pagos
Desde esta tabla se controla:
- disponibilidad real,
- ocupación,
- cobros,
- limpieza de la habitación utilizada.
⚫ Habitaciones
El tablero gris.
Es una tabla exclusiva para el registro de todas las habitaciones del local.
Funciones:
- Define tipo de habitación y precio por noche.
- Muestra el Estado HOY de cada habitación mediante una fórmula avanzada.
- Se alimenta exclusivamente de las visitas relacionadas.
FLUJO OPERATIVO DE UNA VISITA (DEFINITIVO)
🎛️ Botones (4)
Los botones son los disparadores del flujo:
- Pre-abono
- Registra un adelanto de pago.
- Permite pasar de Pre-reserva a Reserva.
- Llegó (check-in)
- Cambia el estado a En curso.
- Se fue (check-out)
- Marca la salida del huésped.
- Cambia el estado a Sucio.
- Limpiamos
- Confirma limpieza.
- Cambia el estado a Finalizada.
🧭 Estados (5)
Los estados son operativos, no decorativos:
- Pre-reserva
- Se está solicitando información.
- No hay habitación confirmada.
- No hay abono.
- No bloquea disponibilidad.
- Reserva
- Habitación asignada.
- Existe al menos un abono.
- La habitación queda comprometida a futuro.
- En curso
- El huésped ya llegó.
- Es el resultado del check-in.
- La visita ocupa hoy.
- Sucio
- El huésped se fue.
- La habitación queda bloqueada por limpieza.
- Finalizada
- La habitación ya fue limpiada.
- La visita pasa a histórico.
- No afecta disponibilidad.
👉 Importante:
“En curso” no es un estado manual, es el resultado del botón Llegó.
🏨 DISPONIBILIDAD DE HABITACIONES (CÓMO FUNCIONA)
Las habitaciones no tienen estado propio manual.
Su estado se calcula en base a las visitas.
La fórmula:
- Detecta visitas activas HOY.
- Prioriza:
- Sucio (bloqueo total)
- Ocupada (Reserva / En curso)
- Disponible
- Resuelve:
- visitas encadenadas,
- entradas y salidas el mismo día,
- huecos reutilizables.
El resultado se muestra con colores y texto, para lectura inmediata.
💰 COBROS Y ALERTAS
En Visitas
El sistema contempla precios variables y decisiones humanas, sin perder control automático.
- El precio total de la estancia se calcula como:
- (Precio por noche × nº de noches).
- El precio por noche puede venir de dos fuentes:
- Precio referencial de la habitación (base del sistema).
- *Precio manual (“Hab x noche”)**, definido por el encargado según:
- temporada,
- demanda,
- negociación puntual.
👉 Si existe un precio manual, ese precio tiene prioridad y el sistema se recalcula automáticamente.
A partir de ese total, el sistema calcula en tiempo real:
- Total de la estancia,
- Monto abonado,
- Monto pendiente.
La información se muestra de forma operativa y visual:
- 💰 Estancia total (sin abonos),
- 🔴 Pendiente (abono parcial),
- ✅ Abonado (pago completo).
Esto permite adaptar precios sin romper el flujo ni rehacer cálculos.
En Huéspedes
La columna Alertas consolida toda la información financiera relevante del huésped, considerando la misma lógica de precios variables.
- Revisa todas las visitas del huésped.
- Calcula pendientes reales usando:
- el precio total de cada visita
(ya sea referencial o manual), - menos los abonos registrados.
- el precio total de cada visita
El comportamiento es:
- Si existen pagos pendientes → alerta roja, indicando:
- cantidad de visitas con pendiente,
- monto total adeudado.
- Si no existen pendientes:
- muestra el estado más relevante de su última visita
(Pre-reserva, Reserva, En curso, etc.).
- muestra el estado más relevante de su última visita
Esto permite que recepción:
- sepa si debe cobrar o no antes de interactuar,
- entienda en qué situación está el huésped de un solo vistazo,
- y tome decisiones sin revisar visita por visita.
📊 MÉTRICAS ADICIONALES
El el tablero amarillo de huéspedes también encontrarás:
- Contador de visitas
- Base para segmentación y marketing futuro.
- Última visita
- Indica:
- si es pasada / actual / futura,
- duración,
- estado, usando color como señal temporal.
- Indica:
🎯 BENEFICIO CLARO DEL SISTEMA
Este sistema permite:
- Saber qué habitación asignar hoy sin pensar.
- Evitar errores de solapamiento.
- No olvidar cobros pendientes.
- Coordinar recepción y limpieza sin mensajes externos.
- Operar el hotel desde Notion como un tablero diario, no como un registro pasivo.
